چالش های یکپارچگی بین نرم افزار CRM و نرم افزارهای مالی و بازرگانی

رای دهی:  / 1
ضعیفعالی 

نرم افزارهای سازمانی را  از دیدگاهای مختلف می توان دسته بندی کرد اما اگر دامنه  فرایندهای سازمانی را به سازمانهایی با ویژگیهای زیر محدود  سازیم، می توان  از  نرم افزار CRM   و  نرم افزار سیستم های مالی و بازرگانی به عنوان دو نرم افزار سازمانی مهم برای اکثر این سازمانها نام برد .

  •      محصول این شرکتها کالا می باشد نه خدمت.
  •      مدل کسب وکار این شرکتها به  صورت عمده فروشی یا خرده فروش می باشد .

در حال حاضر نرم افزار های CRM متنوعی دربازار ایران وجود  دارد  که سرآمد آنها    CRM   مایکروسافت  می باشد.  همچنین  نرم افزارهای مالی  بازرگانی متنوعی مانند همکاران  سیستم، رایورز، فراگستر، تدبیر و ...در  بازار  وجود دارد.

از آنجاکه محدود راهکار نرم افزاری در بازار ایران وجود دارد  که فرایندهای CRM و فرایندهای مالی ، بازرگانی و حتی  تولیدی را به صورت  یکپارچه پوشش دهند، لذا هر سازمان با شرایط فوق که تصمیم به تهیه و استقرار نرم  افزار CRM   داشته باشد، چاره  ایی  جز استقرار  این  نرم افزار به صورت  غیر یکپارچه با سیستمهای مالی و بازرگانی خود ندارد.  اما  این موضوع چالشهایی را برای سازمانها بوجود خواهد آورد که قبل از خرید و استقرار نرم افزار باید بدان توجه شود.

  

چالش 1: یکپارچگی اطلاعات پایه

 

برخی اطلاعات پایه مانند نام مشتری، کالا، واحد سنجش وآدرس... به صورت مشترک بین فرایندهای حوزه   CRM  و حوزه مالی و بازرگانی کاربرد  دارد. زمانیکه یک شرکت از دو  نرمافزار  متفاوت  برای پوشش فرایندهای این دو حوزه استفاده می نماید، مجبور است این اطلاعات را به صورت تکراری و مجزا در دیتابیس های دو نرم افزار نگهداری نماید. به  طور مثال شرکتی که از  نرم افزار CRM مایکروسافت و نرم  افزار مالی بازرگانی رایورز یا تدبیر استفاده می  نماید ، مجبور است اطلاعات  مشتری  را در هردو  نرم افزار نگهداری نماید تا برای ثبت درخواستهای خرید یا شکایات در مایکروسافت و هنگام صدور سند  حسابداری فروش در سیستم حسابداری تدبیر یا رایورز بتواند از نام  مشتری استفاده نماید

این اتفاق در خصوص اطلاعات کالا  هم اتفاق می افتد به این ترتیب که این شرکتها مجبورند اطلاعات  کالا  را در هردو  نرم افزار نگهداری نماید تا برای ثبت درخواستهای خرید یا  پیش فاکتور درCRM مایکروسافت و هنگام صدور خروج کالا از انبار در  سیستم انبار تدبیر یا رایورز بتواند از کالا استفاده نماید.

نگهداری این اطلاعات به صورت تکراری در دودیتابیس علاوه بر اینکه نیاز به کاربری مضاعف دارد، به دلیل  بروز خطاهای کاربری متعدد  بعد از مدتی منتج به وجود  دیتاهای نامتناجس  در دو دیتابیس و در نهایت عدم امکان  گزارش گیری  صحیح می شود.

در صورتیکه نرم افزار فروش یک شرکت که عملیات حسابداری فروش با آن مدیریت می شود، در نرم افزار مالی بازرگانی  مانند رایورز، تدبیر، همکاران سیستم و ... وجود داشته باشد، این چالش پیچیده تر می شود  چراکه اطلاعات پایه ایی مانند لیست  قیمتها، مالیات،  تخفیفات، سازمان فروش و ... نیز باید  علاوه بر سیستم فروش  در نرم افزار CRM نیز   نگهداری شود.

 

چالش 2: یکپارچگی اطلاعات عملیاتی

یکی از وظایف نرم افزار های سازمانی، ایجاد یکپارچگی بین اطلاعات عملیاتی حوزه های مختلف  سازمانی و جلوگیری از جزیره ای شدن دیتاهای عملیاتی واحد های مختلف سازمانی است.به صورت مثال دریک  فروش نقدی، وقتی سفارش  خرید یک مشتری در سیستم CRM توسط واحد سفارشات ثبت گردید ، کارمند فروش باید بتواند به راحتی برمبنای آن پیش فاکتور ثبت   نماید و صندوقدار براساس آن رسید دریافت پول رادر سیستم خزانه داری ثبت نماید .بعد  از ثبت رسید خزانه داری،  واحد  فروش براساس پیش فاکتور تسویه شده بتواند حواله فروش را در سیستم CRM یا فروش ثبت نماید و انبار دار بر اساس ان سندخروج انبار را ثبت نماید و.... . با  ثبت این اسناد بر مبنای دیگر در یک سیستم علاوه بر اینکه سهولت کاربری  را وجود خواهدآمد، امکان گزارش گیری از وضعیت تسویه و تحویل  درخواست مشتری، پیگیری اسناد و نیز کنترل های داخلی سازمان  فراهم خواهد شد.

زمانیکه یک شرکت  از نرم افزار CRM مجزا از سیستمهای  اطلاعاتی مالی بازرگانی استفاده می  نماید، یکپارچگی اطلاعات عملیاتی بین دو سیستم  به راحتی وجود  نخواهد داشت. بطور مثال  بعد  از ثبت پیش فاکتور  در  CRM، به دلیل اینکه  اطلاعات  این پیش فاکتور در سیستم مالی و بازرگانی وجود  ندارد، امکان ثبت رسید خزانه داری بر مبنای آن وجود نخواهد داشت  به همین ترتیب خروج کالا  بر مبنای حواله فروش  CRM  ممکن  نخواهد بود  مگر اینکه اطلاعات اسناد مشترک  در دیتابیس های دو سیستم به صورت تکراری نگهداری شود که این موضوع ضمن  پرهزینه بودن، در بلندمت به عدم تجانس دیتاها در دو دیتابیس منتج خواهد شد.

 

چالش 3: یکپارچگی سوابق مشتری در   CRM

یک از ویژگیهای هر CRM ، ارائه نمای  360 درجه از سوابق  مشتری در یک نگاه است.به طور مثال   کاربر در قبل و حین پاسخگویی تلفنی به  تماس یک مشتری، به  کمک نرم افزارCRM می تواند از اطلاعات زیر آگاهی یابد تا با آمادگی به وی پاسخ دهد:

o        وضعیت  حساب  مشتری   و اعتبار وی

o        وضعیت تحویل  یا تولید آخرین  سفارش وی

o        وضعیت موجودی کالای درخواستی وی

o        وضعیت چک های پرداختی وی

o        وضعیت صدور فاکتور وی

o        لیست کالاهایی که وی قبلا خریداری کرده است

o        ...

 

زمانیکه نرم  افزار   CRM یک شرکت از   سیستمهای مالی بازرگانی جدا  باشد، فراخوانی و نمایش اطلاعات فوق در  CRM  به سادگی ممکن نخواهد بود چرا که دیتای مربوط به این  اطلاعات در دیتابیس سیستمهای مالی  و  بازرگای وجود دارد.

 

 

چالش 4: یکپارچگی گردش کار

یک از ویژگیهای مهم CRM گردش کار می باشد.به  طور مثال  زمانیکه سفارش خرید یک مشتری در CRM ثبت می شود باید آن سفارش جهت ثبت پیش فاکتوردر CRM به کارتابل کارمند دیگری برود و بعد  از  تایید توسط وی به کارتابل خزانه دار جهت ثبت رسید خزانه داری برود و ... .

زمانیکه دو  نرم افزار CRM  و سیستمهای مالی و بازرگانی در یک شرکت مجزا باشد، انتقال کار از کارتابل موجود  در CRM  به  کارتابل سیستمهای مالی بازرگانی به دلیل تفاوت تکنولوژِی و مکانیزم مدیریت  کاربران و ... امری  پرهزینه و چالشی خواهد بود.

 

چالش 5:ارائه گزارشات  تحلیلی و محاسبه KPI   به صورت یکپارچه

CRM تحلیلی  یکی از سطوح اصلی   CRM می باشد و هدف نهایی  هر CRM محاسبه   KPI حوزه مدیریت  ارتباط با مشتری و کمک به  بهبود مدیریت عملکرد  سازمان می باشد.بخش مهمی از دیتای مورد  نیاز جهت محاسبه   KPI در سیستمهای مالی بازرگانی وجود  دارد.زمانیکه که  دیتابیس CRM از   سیستمهای مالی  بازرگانی مجزا باشد، محاسبه این شاخص ها بر اساس  دیتاهای غیر یکپارچه توسط   CRM امری پرهزینه و چالشی خواهد بود.

 

 با توجه به آنچه در فوق امد به سازمانهایی که در دامنه مورد بحث وجود  دارند توصیه می شود براساس شناختی که از فرایند  و نیازهای خود دارند،قبل  از انتخاب یک نرم افزار CRM ، درکنار مطالبه سایر ویژگیهای یک نرم افزار CRM،  راهکار چالشهای فوق را از تامین  کننده نرم افزار خود  مطالبه نمایند.

پایان

--------------------------------------------------------------------

نظر سنجی:

در صورتیکه شما تجربه کار با نرم افزار  CRM   را دارید، لطفا به پرسش زیر در خصوص چالش  یکپارچگی این نوع نرم افزار با سایر نرم افزارهای مالی و بازرگانی پاسخ دهید:

 http://kwiksurveys.com/s.asp?sid=gnfvb8ii97ek08q428997

مترجم یا نویسنده
محمدرضا دانافرد
کارشناس نرم افزارهای سازمانی

ویدئو کلیپ نرم افزار CRM

ویدئو کلیپ نرم افزار خدمات مشتری

ویدئو کلیپ نرم افزار خدمات پس از فروش

اسپانسر

فروشگاه اینترنتی سوغات آقاجو